Dataskyddsbeskrivning medietjänsten på polisen.ax

Dataskyddsbeskrivning Medietjänsten på polisen.ax


POL-2020-8402, ID-20449652, 16.12.2020

1. Personuppgiftsansvarig
Polisstyrelsen
Postadress: PB 22, 00521 Helsingfors
Besöksadress: Stinsgatan 14, 00520 Helsingfors
Telefon: 0295 480 181 (växel)
E-post: [email protected] 

Från och med 1 januari 2021:

Postadress: PB 1000, 02151 Esbo
Besöksadress: Bergmansvägen 3, 02150 Esbo
Telefon: 0295 480 181 (växel)
E-post: [email protected] 
 
2. Dataskyddskontakt
Polisstyrelsen
Aija Tiainen-Broms, överinspektör
Kontaktuppgifter, se punkt 1
 
3. Polisens dataskyddsombud
Polisstyrelsen
Harri Kukkola, överinspektör
Kontaktuppgifter, se punkt 1
 
4. Syften för behandlingen av personuppgifter samt rättslig grund för behandlingen
Medietjänsten är ett elektroniskt register över prenumeranter och deras nyhetsprenumerationer.

Varje redaktör eller medierepresentant som registrerat sig för tjänsten kan prenumerera på nyheter och inbjudningar till tillställningar (till exempel till presskonferenser) från önskad polisenhet till sin egen eller redaktionens e-post.

Syftet för behandlingen av personuppgifter är att hantera kundkontakter samt att leverera ovan nämnda nyheter och skicka ut eventuella inbjudningar.

Utifrån uppgifterna i medietjänsten skapas en reservlista över e-postadresserna så att polisens nyheter kan skickas till medierna även under systemfel.

Den rättsliga grunden för behandlingen av personuppgifter är tillhandahållande av tjänsten.
 
5. Personuppgiftskategorier och personuppgifter som behandlas
För att tillhandahålla tjänsten behandlas följande uppgifter som samlas in av de registrerade själva:

Personuppgifter
- förnamn *
- efternamn *
- land (där personen är verksam) *
- e-postadress *
- telefon (för hjälp vid eventuella problem med registrering)
- mediet som personen representerar *
- befattning *
- andra förklarande tillägg, t.ex. frilansares hänvisningar till artiklar
- får representanter av samma medium anmälas till evenemang
- vill personen motta inbjudningar till presskonferenser.

Fält markerade med * är obligatoriska.
 
 6. Mottagare av personuppgifter
Personuppgifter utlämnas inte regelmässigt till utomstående.

Reservlistorna med e-postadresser behandlas av polisens kommunikationsmedarbetare i sina arbetsuppgifter.
 
7. Överföring av uppgifter till tredje länder
Personuppgifter utlämnas eller överförs inte till länder utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.
 
8. Förvaring och radering av uppgifter
Uppgifterna om den registrerade och hens prenumerationer raderas på begäran eller om den registrerade vill avregistrera sig från medietjänsten.

Den personuppgiftsansvarige raderar de ogiltiga e-postadresserna och uppgifterna förknippade med dem.

Samtidigt raderas uppgifterna från reservlistan.
 
 9. Skydd av personuppgifter
Personuppgifterna behandlas endast av de personer som medverkar i polisens kommunikationstjänster.

Inom polisen säkerställs behörigheter att använda informationssystem genom behörighetsadministration. De som behandlar personuppgifter loggar in i informationssystemen med tjänstemannens kommunikationskort och certifikatet i anslutning till kortet.

Behörigheter till systemet beviljas endast med den omfattning som krävs för tjänste- och arbetsuppgifterna. Representanterna för tjänsteleverantören är säkerhetsprövade och har tystnadsplikt.

Uppgifter i elektronisk form är tekniskt och organisatoriskt skyddade mot utomstående användning. Eventuella pappersutskrifter från det elektroniska systemet förvaras i låsta utrymmen.
 
10. Den registrerades rättigheter
Den registrerades rätt till tillgång (rätt till insyn) och utövande av rätten till insyn (artikel 15)

Den registrerade har rätt att få veta huruvida personuppgifter som rör hen behandlas eller att uppgifterna inte behandlas.

En begäran som gäller rätten till insyn riktas till den personuppgiftsansvarige (kontaktuppgifterna i punkt 2 i denna beskrivning). För att utöva rätten till insyn ska den registrerade ange de uppgifter som behövs för att tillgodose rätten till insyn, till exempel namn och uppgifter om ett visst evenemang.

Vid behov har den personuppgiftsansvarige rätt att be den registrerade om tilläggsuppgifter för att kontrollera identiteten.

Rätt till rättelse och rätt till radering (artikel 16 och 17)

Den registrerade har rätt att be att uppgifter som rör hen rättas och raderas. Begäran som gäller rättelse eller radering av uppgifter framförs skriftligen till den personuppgiftsansvarige (punkt 2). I samband med begäran ska den registrerade uppge till vilka delar uppgifterna är felaktiga eller på vilka grunder uppgifterna ska raderas.

Rätt till begränsning av behandling (artikel 18)

Den registrerade har i vissa situationer rätt att begränsa behandlingen av sina personuppgifter.

Den registrerade har rätt att begära begränsning av behandling av personuppgifter till exempel i följande situationer:

- den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet
- behandlingen är olaglig och den registrerade motsätter sig att personuppgifterna raderas och i stället begär en begränsning av deras användning
- den personuppgiftsansvarige behöver inte längre personuppgifterna för ändamålen med behandlingen men den registrerade behöver dem för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Begäran om begränsning riktas till den personuppgiftsansvarige.

Rätt till dataportabilitet (artikel 20)

Den registrerade har rätt att få ut de personuppgifter som rör hen och som hen har överlämnat till den personuppgiftsansvarige i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, och rätt att överföra dessa uppgifter till en annan personuppgiftsansvarig.

Den registrerade har rätt att överföra personuppgifterna direkt från en personuppgiftsansvarig till en annan när detta är tekniskt möjligt.

Rätten tillämpas

- endast på automatiserad behandling av personuppgifter
- då personuppgifterna gäller den registrerade och de överlämnats av hen
- då behandlingen av personuppgifterna grundar sig på ett samtycke eller ett avtal
- då överföringen av uppgifter inte påverkar tredje parters rättigheter och friheter på ett ogynnsamt sätt.

Begäran om att överföra uppgifterna riktas till den person som nämns i punkt 2.
 
11. Rätt att hänskjuta ärendet till dataombudsmannen för behandling
Om den registrerade anser att någon vid behandlingen av hens personuppgifter bryter mot lagstiftningen om behandling av personuppgifter, har den registrerade rätt att hänskjuta ärendet till dataombudsmannen för behandling.

Dataombudsmannens byrå

Postadress: PB 800, 00531 Helsingfors
Besöksadress: Fågelviksgränden 4, 00530 Helsingfors
Telefon: 0295 666 700
E-post: [email protected]  
   
Tillgång till dataskyddsbeskrivningen
Dataskyddsbeskrivningen är allmänt tillgänglig i elektroniskt format på polisens webbplats polisen.ax.

Dataskyddsbeskrivningen lagras i systemet för ärendehantering, beslutsfattande och arkivering inom polisens administrativa ärendehantering (Acta).