Ålands polismyndighet årsredovisning 2020

Årsredovisningen utgörs av den text som behandlar polismyndigheten i Ålands landskapsregerings årsredovisning för år 2020. Texten i ursprunglig form med en bredare översikt över ekonomin kan läsas på Ålands landskapsregerings hemsida www.regeringen.ax under rubriken Årsredovisning.

Översikt

Polismyndigheten bedrivs i enlighet med bestämmelserna i landskapslag och landskapsförordning om Ålands polismyndighet ÅFS 2000:26 med ändring 2000:34 samt enligt ett av styrelsen för Ålands polismyndighet fastställt reglemente. I 1 paragrafen polislagen ÅFS 2013:87 stadgas om polisens uppgifter. Polismyndigheten ansvarar inom sitt område för tryggandet av rätts- och samhällsordningen, upprätthållandet av allmän ordning och säkerhet, förebyggandet, utredningen och sörjandet för att brott blir föremål för åtalsprövning samt ansvarar för att som allmän säkerhetsmyndighet inom sitt uppgiftsområde ge hjälp till allmänheten.  
Informationsflödet gentemot landskapets förvaltning och ansvarsminister har intensifierats i syfte att skapa en bra situationsbild mellan landskapsregeringen och polismyndigheten.
Verksamhetsåret har präglats av covid-19 situationen samt av att arbeta i temporära utrymmen. Covid-19 situationen har inverkat negativt på tillståndsförsäljningen medan övervakning- och utryckningsverksamheten haft ett lugnare år gällande alarmuppdrag. Den allmänt lugna situationen har möjliggjort utökad övervakningsverksamhet samtidigt som brottsbekämpningen kunnat fokusera på äldre och krävande ärenden.
Alarmcentralens verksamhetsutveckling var kraftigt bundet till utvecklingen av nöd- och alarmeringssystemet Ålarm. Utvecklingen har krävt mer personal- och ekonomiresurser än vad som ursprungligen budgeterats och ibruktagande av Ålarm sköts fram från mars till november.
Myndigheten har fortsatt att investera i personalens välmående. Personalens möjlighet till friskvård har fördelats enligt 80% motion och 20 % motion/kultur. Myndigheten har hållit utvecklingsdagar som sammanfört och gjort personalen delaktig i myndighetens verksamhetsplanering.
I samråd med arbetarskyddet har åtgärder vidtagits kontinuerligt då missförhållanden upptäckts i de tillfälliga lokalerna. Arbetsolycksfallen hålls på samma nivå som tidigare år och inga större olycksfall har konstaterats.

Hållbarhetsstyrning

Arbetet med interaktion och transparens i beslutsfattande har under året varit en fortsatt viktig del av verksamheten. Vid myndigheten finns en lokal samarbetsgrupp och ledningsgrupp som båda sammankallas till möte varje månad.
Myndigheten har fortsatt att investera i utvecklingen av ledarskap samt stärkt anknytningen till samhällsdialogen. Enhetschefernas ansvar för respektive verksamhetsområde har utvidgats och fem gruppchefer fick sin underbefälsutbildning klar under året. Polisstyrelsen för Ålands polismyndighet har fått en djupsiktig genomgång av verksamheten, samtliga kommuner har besökts och ett årligt möte med de åländska medierna har införts.
Polismyndigheten fortsätter i sin verksamhet att beakta lösningar som förbättrar och främjar hållbarhet. Bland annat använder myndigheten till största delen färjetransporter för tjänsteresor och för resor till utbildningar vid Polisyrkeshögskolan. Endast i undantagsfall används flyg.
Polismyndigheten har under året utfört alternativt varit del av sammanlagt tre upphandlingar. I såväl upphandlingen av städtjänster som upphandlingen av kontorsmaterial har miljöaspekten varit en uttalad faktor. Det nya polishuset byggs enligt principerna för passivhus och kommer även att förses med solpaneler.

Uppföljning

Ekonomi 

I verksamhetens intäkter ingår försäljningsintäkter, avgiftsintäkter och övriga verksamhetsintäkter. Intäkterna budgeterades till 419 000 euro för år 2020. Det slutliga utfallet i intäkter för år 2020 uppgick till 490 606,67 euro.
I verksamhetens personalkostnader ingår löner och arvoden, pensionskostnader och övriga lönebikostnader, samt som korrektivpost personalersättningar. Personalkostnaderna budgeterades till 6 561 521,60 euro för år 2020. Det slutliga utfallet i personalkostnader för år 2020 uppgick till 6 173 979,17 euro.
I verksamhetens kostnader ingår förutom personalkostnader även köp av tjänster, material och förnödenheter samt övriga verksamhetskostnader. Förutom personalkostnaderna som redan har nämnts budgeterades 1 396 478,00 euro i verksamhetskostnader. Det slutliga utfallet för verksamhetskostnaderna med personalkostnaderna borträknade uppgick år 2020 till 1 649 906,56 euro. Verksamhetens kostnader totalt budgeterades för år 2020 till 7 957 999,60 euro medan det slutliga utfallet för år 2020 uppgick till 7 823 885,73 euro.
Årsbidraget som består av intäkter minus kostnader budgeterades för år 2020 till minus 7 538 999,60 euro medan det slutliga utfallet i årsbidrag för år 2020 uppgick till minus 7 333 279,06 euro.
Utfallet av 2020 års nettoanslag är 97,3 procent. Verksamhetens kostnader uppgår till 98,3 procent och intäkterna till 117,1 procent. I intäkterna ingår dock inkomster i form av kostnadsersättningar för praktikanter, utfallet för avgiftsintäkterna stannar vid 89,9 procent av budgeterat. Tillståndsenhetens försäljning har varit märkbart påverkad av covid 19. Myndigheten har under året inte haft något inbesparingskrav under förutsättning att ramen hålls. Personalkostnadernas utfall är ändå lägre än budgeterat till stor del beroende av omvandling av semesterpenning till ledighet, förverkligande av åtgärder efter revisionen, effektiviserad arbetsplanering samt covid 19 effekten på sommarens större tillställningar och turism. Under året har en större satsning gjorts på skyddsutrustning samt maktmedelsutrustning. Under fyraårsperioden 2017 till 2020 är det främst personalkostnaderna som gör att resultaten skiljer sig mellan åren. År 2018 återinrättades fem äldre konstapeltjänster som drogs in 2012 till 2013. År 2019 syns effekten av arbetsvärderingen som blev klar år 2018. I budgeten för år 2020 beviljades medel för fyra tillfälliga äldre konstaplar för att täcka upp för manskapsbortfallet under tiden som fem anställda vidareutbildade sig till underbefäl. Även för en tillfällig kommissarie beviljades medel. Dessutom budgeterades det för en driftstart av nödalarmeringssystemet Ålarm som delvis utnyttjats.

Målsättningar

Inriktningsmålen för år 2020 var polisens närhet och tillgänglighet för ökad trygghet i samhället, arbetet mot våld i nära relationer samt hög prioritet av bekämpning av narkotika. Inriktningsmålen togs fram i samarbete med styrelsen för Ålands polismyndighet. Polisen har i sin verksamhet utgått från att vara synlig över hela Åland samt tillgänglig vid de tidpunkter där man upplever att polisen behövs. Covid 19 situationen har lett till mindre offentliga tillställningar och istället har polisens övervakningsverksamhet ökat. 
Tillsammans med sjöbevakningen har man besökt skärgården. Det så kallade  PTG samarbetet mellan polis, tull och gränsbevakning har varit aktivt även år 2020 i enlighet med vad Covid 19 situationen har möjliggjort.
Polismyndigheten har fortsättningsvis fokuserat på våld i nära relationer. Satsningar har gjorts på myndighetens kompetens, teknisk utrustning för genomförande av förhör samt flera utbildningsföreläsningar till samarbetspartners om utredningsprocesser och lagstadgade krav. Samarbetet med brottsofferjouren, alternativ till våld samt medlingsbyrån har fortgått.
Narkotikagruppen har under året riktat in sin verksamhet mot aktiva kriminella med narkotikakopplingar. Under pågående Covid 19 epidemi uppdagades flera olika fenomen som narkotikagruppen jobbat intensivt med. Narkotikagruppen har fortsättningsvis haft tätt samarbete med centrala samarbetspartners. 

Nyckeltal

Gatusäkerhetsindexet ligger i stort sätt oförändrat med en liten förbättring jämfört med år 2019. I Mariehamn låg gatusäkerhetsindex år 2020 på 66,29 jämfört med 66,13 år 2019 och på hela Åland år 2020 101,93 jämfört med 113,01 år 2019. 
Till myndigheten anmäldes år 2020 sammanlagt 2739 misstänkta brott jämfört med år 2019, då det anmäldes 2580 misstänkta brott. Av dessa år 2020 var 1268 brott mot strafflagen med trafikbrotten borträknade, jämfört med 2019 då dessa brott uppgick till 1335. 
Uppklarningsprocenten för alla anmälda brott år 2020 var 78,9 procent jämfört med 74,4 procent år 2019, medan uppklarningsprocenten för brott mot strafflagen där trafikbrotten borträknade, var 59,8 procent år 2020 jämfört med 54,6 procent år 2019.
Alarmcentralens hanterade 19 540 anrop och samtal under år 2020, jämfört med 20 661 år 2019.
Tillståndsenheten behandlade 8 433 ärenden under år 2020, jämfört med 13 085 ärenden år 2019.

Väsentliga förändringar i organisation, verksamhet och ekonomi

 
I mars omorganiserades brottsbekämpningsenheten med syfte att effektivisera verksamheten. Den ekonomiska brottsutredningen stärktes med en tillfällig kommissarie som även ansvarat för övervakningen av polishusbygget. Kommissarien fungerade som myndighetens Covid 19 tales- och kontaktperson. 
Eftersom driftstarten för det nya systemet för Landskapsalarmcentralens hantering av nödsamtal och nödmeddelanden, Ålarm, sköts upp från mars till november och utvecklingskostnaderna ökade flyttades 470 000 euro från verksamhetens driftkostnader till investeringen genom två tilläggsbudgetar under året.
Internt utvecklades myndighetens kontoplan till att bättre motsvara verksamhetens behov och skapa klarare planerings- och budgetkontroll.

Risker och osäkerhetsfaktorer som inverkar på verksamheten

Personalen utgör den viktigaste resursen för myndigheten och utmaningarna med att rekrytera ny åländsk personal återstår från tidigare år. Myndigheten har investerat kraftigt i rekryteringsåtgärder för att locka åländska studeranden till polisutbildningen.
Upprätthållande av kompetensen genom vidareutbildning fortsätter vara utmanande. Myndighetens möjlighet att påverka situationen är begränsad då ansvaret för utbildning inom området till stora delar är riksbehörighet. Myndigheten har lyft ärendet till landskapsregeringen för vidare behandling på högre nivå. Under året har medvetenheten om brister i resurser och kompetenser inom vägtrafikområdet samt andra verksamhetsområden ökat.
I avsikt att öka medvetenheten gällande informationssäkerhet har myndigheten i samarbete med externa aktörer arrangerat cybersäkerhetsutbildning för personalen. Även i förhållande till arbetet med att anpassa myndighetens verksamhet till de krav som följer av den Europeiska dataskyddsförordningen GDPR har utbildningstillfällen för personalen tillhandahållits. En initial kartläggning av hur den delade behörigheten mellan Åland och riket påverkar myndighetens förpliktelser i förhållande till GDPR har genomförts och nödvändiga justeringar av myndighetens verksamhet har inletts. Arbetet är omfattande och fortsätter efter år 2020.
Den delade behörigheten är utmanande och fokus på att i tid bistå lagberedningsarbete samt skapa åländska direktiv och anvisningar behöver fortsättningsvis utvecklas.

Redogörelse för den interna kontrollen

Polismyndigheten har följt de bestämmelser, föreskrifter och beslut som berör polisverksamheten, men också de bestämmelser som reglerar den allmänna förvaltningen inom myndigheten. Intern övervakning har genomförts inom myndigheten på förmansnivå och stickprovskontroller har gjorts inom de områden som nämnts i laglighetsövervakningsplanen. Det avges årligen en rapport över den laglighetsövervakning som företagits inom myndigheten.
Resurserna och verksamhetens mål har följts upp och behandlats regelbundet i myndighetens ledningssystem.
Processen för anskaffningar har förnyats. Enheterna rapporterar sina anskaffningsbehov två gånger per år. Behoven sammanställs av staben och ett utkast till anskaffningsbeslut skapas av polismästaren. Utkastet behandlas vid lokala samarbetsgruppen innan det förs till ledningsgruppen för beslut. Myndigheten har under året introducerat ett datasystem för lagerstatus- och livscykelhantering. Systemet stöder materialförvaltningen genom att möjliggöra rapportering av utrustning som inför kommande budgetår når slutet av sin livscykel och står i tur att förnyas. I förbindelse med ibruktagandet har myndigheten även antagit internt styrningsdokument gällande processen vid avyttring av uttjänt telefoni- och datautrustning.
Förverkligande av de åtgärder som internrevisionen från år 2018 lyfte fram har slutförts våren 2020. Under året framställs regelbundet rapporter över budgetens löpande utfall för att minimera risken för överskridande samt garantera att oförutsedda utgifter kan regleras under återstoden av budgetåret.
Riskhanteringsprocessen Enterprise Risk Management ERM introducerades inom myndigheten år 2019 och utgör idag en grundläggande del av myndighetens arbete med fortlöpande förbättring. Processen utgör en metod för att på ett strukturerat sätt arbeta med risk och möjlighet som komponenter i det strategiska säkerhetsarbetet.
Erfarenheterna av processen kring upphandling av informations och kommunikationsteknologi ICT system visar att upphandling samt övervakning och uppföljning av dylika processer inte faller under polisverksamhetens kärnkompetenser. Myndigheten arbetar med att finna en lösning för att stärka denna kompetens, ett arbete som kommer att fortsätta efter 2020.
Polismyndighetens fakturering sker huvudsakligen centralt från landskapets finansavdelning bland annat för att underlätta bevakningen av fordringar eftersom inget eget faktureringssystem finns vid myndigheten. Verksamhetens avgifter som faktureras bestäms årligen genom Ålands landskapsregerings beslut om polisens avgiftsbelagda prestationer.